Ofis& Tesis Yönetimi, bir kuruluş içerisinde yapılacak işin planlanması, tasarlanması ve uygulanması anlamına gelmektedir. Bu, odaklanmış bir çalışma ortamı yaratmayı ve ofis/tesis hedeflerinin gerçekleştirilmesi için çalışanların faaliyetlerini yönlendirmeyi ve koordine etmeyi kapsar. Ofis & Tesis yönetimi sayesinde iş için öncelikler belirlenir ve bütçe yönetimi uygun şekilde yönetilir. Büyük kuruluşlar hariç, tüm idari faaliyetlerin denetlenmesi ve koordine edilmesi tek bir ofis/tesis yöneticisi tarafından sağlanır.

​

Ofis Yönetiminin Unsurları

• Planlama

Ofis / Tesis yönetiminin temel işlevi olan planlama, işlerin ne zaman ve nasıl yapılacağını bir takvim içerisinde önceden belirler. Bu sayede verim artar, süre kısalır ve düzen sağlanır.

• Personel seçimi

Ofis Tesis yönetimini gerçekleştiren üst yönetici, kurumda görev alacak personellerin seçilmesinde rol oynar. Bu amaçla yöneticiler, gerekli personel sayısını, varsa niteliklerini ve deneyimlerini belirlerler, işe alım kaynaklarına karar verir, başvuruları değerlendirir, mülakatları ve testleri yaparlar. Ardından kurum için en doğru personeli seçerler.

• Kaynakların düzenlenmesi

Kaynakların düzenlenmesi, planlama fonksiyonunda belirlenen hedeflere ulaşmak için kurumun sahip olduklarını bir araya getirerek etkili çalışma ortamını sağlar. Kaynaklar materyalleri, personeli ve finansal desteği içerir. Yöneticinin hangi faaliyetlerin gerekli olduğunu belirlemesi, bu faaliyetleri belirli personele ataması ve görevleri etkili bir şekilde devretmesi gerekir. Bununla birlikte yöneticiler, kaynakları verimli bir şekilde hedefleri sağlamak üzere koordine etmelidir. Herhangi bir zamanda hangi kaynakların gerekli olduğuna öncelik vermek önemlidir.

• Eğitim

Eğitim ihtiyacı ofis / tesis yöneticisi tarafından belirlenir. Düzenli eğitim programları hazırlanarak mevcut personelin yanı sıra yeni çalışanlar için de ekstra bilgilendirme sağlanır. Yeni personellere oryantasyon eğitim programı, mevcut personele tazeleme kurs programı verilmelidir.

• Kontrol Sistemleri

Kontrol sistemleri, ofis / tesis yöneticilerinin başarıyı izlemek için yarattığı tüm süreçleri ifade eder. Ofis yöneticileri, performans standartlarını belirler, gerçek performansı ölçer ve anormallikleri belirlemek için metrikleri karşılaştırır. Aynı zamanda yöneticiler, verileri inceler ve bu verilere dayalı hataları gidermek için süreçlerde, uygulanan stratejilerde, eğitimde veya personelin çalışma şeklinde ayarlamalar yapar. Ofis yöneticileri her zaman, kötü performansa başarısızlık olarak değil, istenen sonuçları elde eden bir sorunu çözme fırsatı olarak bakarlar.

• Disiplin

Kuralların uygulanması ve ofis düzenlemesi, ofis & tesis yöneticisinin elindedir. Kurallar ve düzenlemeler uygulanırken kişisel önyargı olmamalıdır. Ayrıca ofis personelinin şikayetleri her daim göz önünde bulundurularak ofis içi ideal çalışma ortamı oluşturulur. Bu şekilde disiplin korunur.

Özünde, ofis & tesis yönetimi, sürecin bir parçası olarak bir dizi unsur ve faaliyetle dinamik bir süreçle ilgilidir. Ofis yönetiminin dinamik ve sosyal unsuru, yönetim işlevlerinin operasyonel işlevlerden ayrı olduğu anlamına gelir. Operasyonel işlevler pazarlama, finans ve satın alma gibi faaliyetleri ve süreçleri ifade ederken, yönetim işlevleri gerçekleştikleri organizasyon düzeyine bağlı olarak farklılık gösterir.