İstisnasız hepimizin kulağında yer etmiş bir söz vardır: “Ayağını yorganına göre uzat” Bunun tam da “Bütçe yapmak” anlamına geldiğini söylersek yanılmış olmayız. Şirketlerde bütçe oluşturma sürecinde iki temel yöntemle karşılaşırız.
Birincisi; Tablolar, piyasa analizleri, uzman görüşleri, geçmiş dönem referansları, öngörüler ve beklentiler ışığında hazırlanarak üst yönetime sunulan ancak “Sana bu kadar yeter” diyerek üstü çizilen ve yanına revize edilmiş yeni hali yazılan (ki bu indirilmiş rakam olur) yeni bütçeniz olur. İşte burada uygulanacak yöntem: “Ayağını bütçene göre uzat” yöntemi olur.
İkincisi: Aynı verilerle sunulan bütçenin onaylanması ve hatta ek kaynak sunulmasıdır.
İşte bu yönteme de “Bütçeni ayağına göre uzat” yöntemi diyoruz.
Hangi yöntemi uygulamak durumunda olursanız olun bütçe, finansal alışkanlıklardan biri. Bu öyle bir alışkanlık ki tam da finansal sağlık ve güvenliğin anahtarı.
Bütçe tüyoları nelerdir? Gelin şirketlerde bütçe yönetimine hep birlikte bakalım.
Her sektör için harcama kalemleri değişiklik gösterebileceği gibi farklı sektörler için harcama kalemlerinin yüzdelik dilimleri de değişiklik gösterebilir. Üretim sektöründe faaliyet gösteren bir firma için girdi ve personel kalemleri (servis, yemek, güvenlik, temizlik, ofis v.b.) öncelikli yer tutarken, Lojistik sektöründe faaliyet gösteren bir firma için akaryakıt fiyatlarında meydana gelen anlık değişimler ön plana çıkabilir.
Tüyolar;
1. Tedbir. Bütçe hazırlarken mutlaka içerisine ertelenebilir bir faaliyet gideri koyun.
Bu, öngörülmemiş bir gider için kullanılabilir hazır bir kaynak olacaktır.
Denizde dalgalanmalara alışık olan kaptan için bütçe, fırtınada doğru konumlanmak demektir.
2. Analiz: Piyasa analizlerine hakim olun. Dünyadaki ve ülkedeki gelişmeleri yakından takip edin. Döviz kuru dalgalanmaları, akaryakıt fiyatlarındaki beklentiler yüksek stoklu çalışmayan firmalarda bütçe dengesini olumsuz yönde etkileyecek riskler oluşturmaktadır.
3. Farkındalık: Bütçe sunum aşamasında sadece giderlere değil, bundan daha fazla oranda tasarruflara dikkat çekin.
Örneğin; oluklu sac boya maliyetinin taşere edildiğinde metre kare fiyatının 80 TL olduğu ancak bir Airbrush özellikli boya makinesi temini ile maliyetin metre kare başına 10 TL olacağını belirtip 5 yıllık sürede tasarruf edilecek para miktarına vurgu yapın.
Unutulmamalıdır ki; Bütçeleme, sadece sınır koymak ya da kendini bir şeylerden mahrum bırakmak demek değildir; paranın kontrolünü ele almaktır.
1. Senaryo bazlı analiz ve Planlama : Acil durumlara karşı hazırlık sağlar. Harcama, tasarruf ve birikim alışkanlıklarını bilmek ve yaklaşan bir fırtınada doğru konumlanmak parayla olan ilişkimizde en çok kaçındığımız iki şeyle başa çıkmayı da kolaylaştırır: Öngörmediğimiz zamanlarda, plansız harcama ve acil durumlar. Bütçe yönetimi sayesinde giderleri önceden belirleyerek fazla harcamadan yani bütçede dengenizin şaşmasından uzak durabilirsiniz.
2. Sağlıklı bir bütçe yönetimi;
Fırtınalı denizde aşağı yukarı çıkarken bütün etkilerden kurtulan,
Bütçe yönetimi yoluyla geleceği düşünen,
Öngören,
Planlanan,
Stok ve veri kontrolü yapan,
Sayısal olarak herkesin anlayacağı şekilde rehber olarak edinebileceği, kutup yıldızı olarak sabitleyebileceği ve hedefine ne kadar yaklaştığına sürekli bakıp belirleyebileceği sistematik bir araçtır.
Bütçe yönetimi yapıldığı zaman işletmelerdeki dümen başında olan kaptanın temel izleyeceği politikalar belirlenmiş olur. Firmalarda, patronun, üst yönetimin ya da genel müdürün kafasında şirketin genel stratejileri vardır. Genelde akıldadır bazen de ise yazılı şekildedir. Doğru olanı, etkin ve açıklayıcı bir bildirim ile yazılı bir şekilde stratejik olarak çerçevelenmesidir. Küçük kalemlerin büyük bütçe açığı oluşturacağı bilindiğinden çerçeve içerisinde yer alması sağlanmalıdır.
Şirketlere bu kapsamda şu soruları yöneltiriz;
a. Yeni başlayan, uzman, yönetici, müdür, direktör gibi alt kademeden üst kademeye kadar her çalışan, hedeflerin ve gerçekleşmesi gereken sayısal bütünlüklerin ne olduklarından haberdarlar mıdır?
b. Anlamını biliyorlar mı?
c. Bütün bunların şirketin stratejisini gerçekleştirmeye yönelik olduğunun farkındalar mı?
Bütçe yönetimi sayesinde herkes kendi amacının farkında olur ve daha hırslı, motive, sahiplenici ve daha sonuç odaklı çalışır. Kaynak kullanımının özellikle gider ve yatırım bütçesi yöntemiyle çok daha etkin ve verimli yapılmasını sağlar. Kaynakların nereye harcanılacağını belirler. Kaynaklar sadece gelir bütçesi yapmıyorsa yani gelir ve yatırım bütçesini aynı anda gerçekleştiriyorsa (ki doğrusu da bu şekildedir.), aşağıdaki sorular yöneltilmelidir;
Gider bütçesini ne kadar etkin yönetebilirim? Ne kadar verimli yönetebilirim?
Ek bir gider kalemi geldiğinde bu gider hangi değeri yaratacaktır?
Eğer başka stratejik amaçlara hizmet etmiyorsa o giderin yapılma gerekliliği yok demektir. Bu soruyu sormak bile şirketin kaynak kullanımını disipline eder. Her öne gelen harcamanın imzalanması ve devreye alınmaması anlamına gelir. Gerçekten değer yaratan, etkin ve verimli süreçlere hizmet eden harcamaların yapılmasıdır.
Bütçe kısa vadeli mali planlamadır. 5 yıllık strateji ancak tahmini olarak gerçekleşebilir. Gerçekleşen, analiz edilecek, kesinliğe en yakın olan ve doğruluk oranı en yüksek olabilecek bütçe kısa vadeli bir mali plandır. Genelde 1 yıllık bütçeler yapılır. Bütçe yönetiminde amaç sadece bütçeyi gerçekleştirmek değildir. Bütçe yönetimi bir bütündür ve aşağıdaki gibi gerçekleştirilmesi gerekir;
Bütçe gerekliğinin üst yönetime doğru aktarılması. (İkna)
Bütçe sürecinin tanımlanması, (aylık, yıllık, sözleşmeler gereği..)
Bütçe iş akışlarının oluşturulması,
Bütçenin uygulanma sistematiğinin ve bütçenin faaliyet modelinin tasarlanması,
Organizasyon tasarlanması,
Mali işler ve finansın altına yeni bir bütçe yapılanması oluşturulması,
Zaman planlamasının (bütçe başlama ve bitiş tarihleri) yapılması gerekmektedir.
6. Açıklık: Gelir ve harcamaların net ve gerçekçi bir şekilde planlaması gerekir.
7. Dönemsellik: 3, 6, 12 aylık gibi belirli dönemler, bütçeler şeklinde hazırlanır. Başı ve sonu olmalıdır. Bir dönemi kapsamalıdır.
8. Birlik: Maliyet merkezleri için ayrı bütçeler hazırlamak gerekmektedir. Her bir gider kalemi, maliyet merkezi yapılacak ayrı ayrı küçük bütçecikler, ana bir bütçede birleştirilmelidir ve böylece nihai şirketin konsolide bütçesi elde edilir. Şirketlerimizin sıklıkla düştüğü hatalardan biri de sadece gelir ve ürün ile ilgili gelecek tahmini yapmaktır ve bu yalnız gelir bütçesi adını alabilir. Giderleri barındırmaz. Her masraf merkezine özel bütçe düşünmeye zorlamadığı ve disipline altına alacak mekanizmaları sayısal anlamda kurmadığı için etkin bir yönetimci olarak nitelendirmek doğru olmaz.
9.Yenilikçilik: Gelişen teknolojiye ayak durmak gerekir. Bütçe eskiden excellerde veya tablolarda canlı olmayan statik rakamlardan ibaretti. Günümüz teknolojisinde canlı duruma geçildi. Sürekli bir yönetim karar destek mekanizması olması gerekmektedir. Gerçek manada tek tuşla ulaşılabilen ve ihtiyaç gerektiği anda bütçenin görünebildiği teknolojik çözümlerle harmanlanması gereken bir süreçtir.
Sektörümüz, ihtiyaçlarımız birbirinden farklı olsa da, güçlü ve sağlıklı bir İdari Falliyetler süreci yönetiminin formülü hepimiz için bütçe yönetiminden geçiyor. Düzenli bütçe oluşturup düzenli takip ederek siz de yarına mutlu ve güvenle bakın! Sağlıcakla kalın.
Commentaires